AUTORIZZAZIONE ACQUISTI MULTILIVELLO

Come delegare ai propri collaboratori l’inserimento di ordini continua a mantenere il controllo assoluto sugli acquisti

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Cos'è e come funzione l'autorizzazione acquisti multilivello?

Tra le soluzioni di e-Procurement a disposizione del Responsabile dell’Ufficio Acquisti, una delle funzioni più utilizzate è rappresentata dall’autorizzazione degli acquisti multilivello, che permette di delegare ai propri collaboratori l’inserimento degli ordini e allo stesso tempo di mantenerne il controllo assoluto

Autorizzazione acquisti multilivello

Questa funzione, disponibile negli e-Commerce B2B più evoluti, consente agli operatori di squadre esterne, reparti aziendali o sedi decentrate di inserire in modo autonomo l’ordine, selezionando gli articoli necessari alla produzione, dando comunque l’ultima parola ai buyer per l’invio dell’ordine al fornitore.

Come funzionano gli acquisti multilivello?

Anche l’Online-Shop Würth mette a disposizione dei propri clienti la funzione di acquisti multilivello, grazie alla quale possono essere configurati due diversi account:

  • un utente primario (master) che svolge la funzione di approvazione e di gestione degli ordini in arrivo, approvando, modificando o rifiutando gli acquisti;
  • uno o più utenti secondari (slave) che possono effettuare gli ordini, i quali verranno trasmessi a Würth solo dopo l’approvazione dell’utente primario (master).

In più, la funzione di autorizzazione degli acquisti multilivello è particolarmente utile in presenza di squadre esterne: tutti gli utenti possono gestire gli ordini da tablet o smartphone tramite Würth App. Questa funzione può essere inoltre integrata con la funzione di gestione dei centri di costo per una maggiore efficacia nel controllo sugli acquisti effettuati.

Perché attivare gli acquisti multilivello?

Le aziende che utilizzano squadre esterne o che contano più siti produttivi o reparti sono soggette ad alcuni errori frequenti nei processi di acquisto di materiali e strumenti di lavoro. Ai buyer, infatti, può capitare di acquistare più volte lo stesso prodotto, di acquistare un prodotto simile, ma non esattamente quello richiesto dalla produzione, quindi inutilizzabile, o, ancora peggio, di dimenticare di ordinare un prodotto, perché la richiesta di acquisto è stata annotata su un bigliettino o trasmessa per telefono.

Questi errori sono all’ordine del giorno: è difficile garantire la corretta trasmissione delle richieste d’ordine dalla produzione all’Ufficio Acquisti. Nel peggiore dei casi, l’azienda rischia un blocco della produzione, poiché il prodotto ordinato è sbagliato o, peggio, non è mai stato acquistato.

Tra i vantaggi immediati di questa soluzione vi sono:

  • la riduzione dei tempi di acquisto da parte del Purchaising Manager che manterrà una funzione di controllo e autorizzativa
  • la sicurezza degli acquisti in quanto sono gli stessi operatori a ordinare gli articoli necessari alla produzione
  • il tracciamento di tutti gli acquisti: è possibile sapere in qualunque momento chi ha acquistato cosa.

Come attivare la funzione sull'Online-shop Würth?

L’implementazione è molto semplice: è sufficiente che il cliente comunichi a Würth l’organigramma degli utenti master e slave e i relativi diritti (autorizzazione, visibilità del prezzo, ecc.). La funzione viene quindi abilitata in tempi rapidi.

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