Autorizzazione acquisti multilivello

 

Come delegare ai propri collaboratori l’inserimento di ordini, continuando a mantenere il controllo assoluto su tutti gli acquisti

  • CRITICITÀ

    Le aziende che contano più siti produttivi o più reparti sono soggette ad alcuni errori frequenti nei processi di acquisto di materiali e strumenti di lavoro. All’Ufficio Acquisti può capitare di:

    • acquistare più volte e inutilmente lo stesso prodotto
    • acquistare un prodotto simile, ma non esattamente quello richiesto dalla produzione
    • dimenticare di ordinare un prodotto, perché la richiesta di acquisto è stata annotata su un bigliettino o trasmessa per telefono.

    Nelle aziende con più siti o reparti produttivi, questi errori sono all’ordine del giorno: è difficile garantire una sicura e corretta trasmissione delle richieste d’ordine dalla produzione all’Ufficio Acquisti. Nel peggiore dei casi, l’azienda rischia un blocco della produzione, poiché il prodotto ordinato è sbagliato o, peggio, non è mai stato acquistato.

  • SOLUZIONE

    L’Online-Shop Würth mette a disposizione dei propri clienti la funzione avanzata di autorizzazione degli acquisti multilivello che consente al Responsabile dell’Ufficio Acquisti di delegare a collaboratori di fiducia l’inserimento di ordini, ma mantenendone il controllo assoluto.

    Sull’Online-Shop possono essere configurati due diversi account: un utente primario (master) che svolge la funzione di approvazione e di gestione degli ordini in arrivo, approvando, modificando o rifiutando gli acquisti; uno o più utenti secondari (slave) che possono effettuare gli ordini, i quali verranno trasmessi a Würth solo dopo l’approvazione dell’utente primario (master).

  • VANTAGGI

    Tra i vantaggi immediati di questa soluzione vi sono:

    • la riduzione dei tempi di acquisto da parte del Responsabile dell’Ufficio Acquisti che manterrà una funzione di controllo e autorizzativa
    • la sicurezza degli acquisti in quanto sono gli stessi operatori a ordinare gli specifici articoli necessari alla produzione, senza dimenticanze
    • tracciamento di tutti gli acquisti: è possibile sapere in qualunque momento chi ha acquistato cosa.

    In più, la funzione di autorizzazione degli acquisti multilivello è particolarmente utile in presenza di squadre esterne: tutti gli utenti possono gestire gli ordini da tablet o smartphone tramite Würth App.

    Questa funzione può essere inoltre integrata con la funzione di gestione dei centri di costo per una maggiore efficacia nel controllo sugli acquisti effettuati.

  • IMPLEMENTAZIONE

    L’implementazione è molto semplice: è sufficiente che il cliente comunichi a Würth l’organigramma degli utenti master e slave e i relativi diritti (autorizzazione, visibilità del prezzo, ecc.). La funzione viene quindi abilitata in tempi rapidi.

     

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