EDI - Electronic Data Interchange - Azienda Digitale Würth

EDI – Electronic Data Interchange

Come eliminare la documentazione cartacea con la trasmissione automatica di documenti e dati in formato elettronico

  • CRITICITÀ

    Una delle maggiori criticità affrontate dall’Ufficio Acquisti e dall’Ufficio Fiscale è rappresentata dallo scambio di documenti tra azienda e fornitori.

    Generalmente la trasmissione di documenti quali conferme d’ordine, fatture, documenti di trasporto, ecc. è basata su lettere, fax, e-mail e avviene secondo diversi sistemi di acquisizione dell’ordine e di emissione dei documenti, propri di ogni fornitore.

    La trasmissione di documenti cartacei comporta all’interno dell’azienda numerose attività time-spending e soggette a errori, come la trascrizione delle informazioni dal cartaceo al sistema gestionale dell’azienda e la perdita di un documento necessario per la contabilizzazione fiscale e l’archiviazione.

    L’utilizzo di documenti cartacei porta via molto tempo, causando eventuali ritardi negli scambi commerciali.

  • SOLUZIONE

    La soluzione ai problemi e ritardi originati dall’utilizzo di documenti cartacei consiste nell’EDI – Electronic Data Interchange, ossia una tecnologia informatica che consente di scambiare messaggi standardizzati tra sistemi informativi, senza la necessità di intervento umano.

    Con l’EDI, anziché gestire conferme d’ordine, DDT, fatture e altri documenti in formato cartaceo, l’azienda, dopo aver inviato l’ordine a Würth dal proprio sistema gestionale, riceverà e potrà gestire tutti i relativi documenti in formato elettronico direttamente nel sistema, a beneficio sia dell’Ufficio Acquisti sia di quello Fiscale o dell’Amministrazione.

    In particolare, Würth può fornire ai propri clienti molteplici dati in formato elettronico, quali:

    • documento di trasporto per l’automatizzazione dell’entrata merce
    • fatture dettagliate e/o aggregate per la semplificazione del controllo acquisti e dei pagamenti
    • query dedicate, come le liste dei movimenti d’acquisto
    • flussi di informazioni bidirezionali, come la conferma d’ordine.
  • VANTAGGI

    Rispetto alle tradizionali modalità di generare e scambiare documenti commerciali, l’EDI favorisce un allineamento automatico, costante e puntuale, in tempo reale, sulla situazione commerciale e fiscale tra cliente e fornitore, liberando i reparti coinvolti dallo svolgimento di attività time-spending e a basso valore aggiunto.

    In sintesi, tra i vantaggi dell’EDI:

    • forte riduzione dell’intervento umano
    • eliminazione degli errori manuali
    • maggiore sicurezza e precisione delle informazioni scambiate
    • maggiore sicurezza e precisione nella gestione e archiviazione dei documenti
    • riduzione di tempi e costi di lavorazione
    • eliminazione della documentazione cartacea e dei relativi costi
    • maggiore rapidità negli scambi commerciali.
  • IMPLEMENTAZIONE

    È sufficiente che i tecnici IT del cliente si confrontino con i tecnici IT di Würth per definire contenuti, formati, tempi e modalità di trasmissione dei flussi di dati.

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Storie di successo

Come eliminare la documentazione cartacea con la trasmissione automatica di documenti e dati in formato elettronico

  • CRITICITÀ

    Una delle maggiori criticità affrontate dall’Ufficio Acquisti e dall’Ufficio Fiscale è rappresentata dallo scambio di documenti tra azienda e fornitori.

    Generalmente la trasmissione di documenti quali conferme d’ordine, fatture, documenti di trasporto, ecc. è basata su lettere, fax, e-mail e avviene secondo diversi sistemi di acquisizione dell’ordine e di emissione dei documenti, propri di ogni fornitore.

    La trasmissione di documenti cartacei comporta all’interno dell’azienda numerose attività time-spending e soggette a errori, come la trascrizione delle informazioni dal cartaceo al sistema gestionale dell’azienda e la perdita di un documento necessario per la contabilizzazione fiscale e l’archiviazione.

    L’utilizzo di documenti cartacei porta via molto tempo, causando eventuali ritardi negli scambi commerciali.

  • SOLUZIONE

    La soluzione ai problemi e ritardi originati dall’utilizzo di documenti cartacei consiste nell’EDI – Electronic Data Interchange, ossia una tecnologia informatica che consente di scambiare messaggi standardizzati tra sistemi informativi, senza la necessità di intervento umano.

    Con l’EDI, anziché gestire conferme d’ordine, DDT, fatture e altri documenti in formato cartaceo, l’azienda, dopo aver inviato l’ordine a Würth dal proprio sistema gestionale, riceverà e potrà gestire tutti i relativi documenti in formato elettronico direttamente nel sistema, a beneficio sia dell’Ufficio Acquisti sia di quello Fiscale o dell’Amministrazione.

    In particolare, Würth può fornire ai propri clienti molteplici dati in formato elettronico, quali:

    • documento di trasporto per l’automatizzazione dell’entrata merce
    • fatture dettagliate e/o aggregate per la semplificazione del controllo acquisti e dei pagamenti
    • query dedicate, come le liste dei movimenti d’acquisto
    • flussi di informazioni bidirezionali, come la conferma d’ordine.
  • VANTAGGI

    Rispetto alle tradizionali modalità di generare e scambiare documenti commerciali, l’EDI favorisce un allineamento automatico, costante e puntuale, in tempo reale, sulla situazione commerciale e fiscale tra cliente e fornitore, liberando i reparti coinvolti dallo svolgimento di attività time-spending e a basso valore aggiunto.

    In sintesi, tra i vantaggi dell’EDI:

    • forte riduzione dell’intervento umano
    • eliminazione degli errori manuali
    • maggiore sicurezza e precisione delle informazioni scambiate
    • maggiore sicurezza e precisione nella gestione e archiviazione dei documenti
    • riduzione di tempi e costi di lavorazione
    • eliminazione della documentazione cartacea e dei relativi costi
    • maggiore rapidità negli scambi commerciali.
  • IMPLEMENTAZIONE

    È sufficiente che i tecnici IT del cliente si confrontino con i tecnici IT di Würth per definire contenuti, formati, tempi e modalità di trasmissione dei flussi di dati.

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